Introdução
Menos de 15% das empresas medem os resultados de negócios de suas iniciativas de projeto, de acordo com um estudo recente do Gartner. Isso leva a projetos improdutivos que desperdiçam recursos da empresa, além de uma falta de progresso nos objetivos de negócios.
O software de gerenciamento de projetos corporativos fornece às empresas as ferramentas necessárias para gerenciar com eficiência todos os projetos de uma empresa em nível empresarial. Isso envolve ver os projetos de uma perspectiva estratégica, permitindo que os executivos priorizem os projetos e delegem recursos, e determinando como os diferentes projetos se encaixam nos objetivos da empresa. Os fornecedores que oferecem soluções de EPM se concentram em otimizar todos os projetos relacionados para obter o máximo de eficácia.
Para conseguir isso, os sistemas EPM bem-sucedidos fornecem, em primeiro lugar, módulos de gerenciamento de portfólio de projeto (PPM), além de compartilhamento de arquivos, mensagens internas, calendários e muito mais. Neste guia, detalharemos os recursos comumente encontrados nas soluções de EPM e discutiremos como esses recursos podem contribuir para seus objetivos estratégicos de negócios.
Gerenciamento de portfólio de projetos
O que é PPM?
O gerenciamento de portfólio de projetos é o principal recurso do software de gerenciamento de projetos corporativos . Os módulos PPM centralizam os processos de gerenciamento para determinar o cronograma ideal e a alocação de recursos para atingir as metas operacionais e financeiras de uma organização.
À medida que sua organização continua realizando mais projetos, ser capaz de centralizar e equilibrar os projetos é a chave para o sucesso organizacional geral. Na verdade, das organizações que se autodenominaram altamente eficazes no gerenciamento de portfólio, 62% atenderam ou excederam o ROI esperado.
As empresas que efetivamente utilizam os sistemas PPM estão em constante interação com os módulos. A maioria dos gerentes de portfólio em organizações altamente eficazes gasta 75% ou mais de seu tempo em sistemas de gerenciamento de portfólio. Embora esses sistemas ofereçam as ferramentas necessárias para que as organizações tenham sucesso, eles exigem uma manutenção consistente para permanecer viáveis.
Como as pessoas estão usando PPM?
Uma ampla variedade de organizações está utilizando ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos . Em uma pesquisa realizada pela Daptiv, cerca de 64% dos entrevistados relataram o uso de ferramentas PPM para gerenciar projetos gerais de TI, enquanto os 36% restantes implantaram soluções PPM para conformidade, desenvolvimento de produto, treinamento e outros projetos relacionados.
No mesmo estudo da Daptiv, os entrevistados identificaram os principais motivos para o PPM usar (na ordem) priorizando projetos, ganhando visibilidade em projetos ativos, planejando e preparando para projetos futuros e gerenciando custos e recursos. Embora alguns dos motivos para implementar uma solução PPM possam ser mais prevalentes do que outros, a maioria das organizações que utilizam o software PPM (62 por cento) afirmam usar seu sistema por todos os motivos acima.
Funciona?
De acordo com um estudo do Aberdeen Group, as organizações que utilizam uma ferramenta PPM têm 44 por cento mais probabilidade de concluir projetos no prazo ou antes, 38 por cento mais probabilidade de concluir projetos dentro do orçamento e 52 por cento mais probabilidade de atingir o ROI esperado.
Além disso, um estudo do Forrester Research Group concluiu que a implementação de uma solução PPM produziu um ROI esperado de 255 por cento.
O sucesso de qualquer solução de gerenciamento de portfólio de projeto depende da compreensão de como o sistema é melhor utilizado para seus objetivos de negócios. O software PPM normalmente inclui cinco recursos principais de gerenciamento.
Gestão de Pipeline
O gerenciamento de pipeline fornece a visão abrangente que ajuda os gerentes a decidir se um projeto ou conjunto de projetos no portfólio pode ser concluído por uma empresa com recursos limitados, em um período de tempo especificado. Fornecendo constantemente uma visão do projeto com base em seu plano organizacional, você pode determinar quais projetos promovem os objetivos de negócios e encontrar a melhor maneira de alocar o tempo organizacional para obter eficiência máxima.
Distribuição de Recursos
A distribuição de recursos permite que você aloque de forma eficiente os recursos da empresa para projetos com base na análise comparativa de prazos. Ao manter registros de inventário em seu software PPM, você pode utilizar o gerenciamento de recursos para tomar decisões de alocação mais informadas.
Os recursos que podem ser gerenciados a partir de sua solução PPM incluem finanças, estoque e habilidades técnicas, além de recursos humanos.
Além de oferecer alocação de recursos com base em projetos individuais, alguns sistemas PPM permitem que os usuários modelem cenários hipotéticos e estendam essa visão por todo o portfólio.
Controle de mudança
Os sistemas PPM são projetados para aumentar a probabilidade de sucesso do projeto, incluindo a capacidade de mudar de marcha no meio do projeto sem ultrapassar o orçamento ou vencimento. O controle de alterações permite que você se mantenha constantemente atualizado com as flutuações nos detalhes do projeto, incluindo novos requisitos ou recursos, restrições operacionais, demandas regulatórias e alterações técnicas.
A partir do repositório central de recursos do PPMs, você pode avaliar rapidamente as solicitações de mudança e combinar os recursos disponíveis com a demanda geral. Além disso, o controle de alterações permite que você reavalie o cronograma e o orçamento do projeto em tempo real.
Administração Financeira
No PPM, seu gerente financeiro pode estimar e gerenciar com mais precisão os recursos financeiros e os resultados previstos de um projeto ou coleção de projetos. A maioria dos PPMs é capaz de demonstrar o valor financeiro previsto dos projetos em relação aos objetivos estratégicos e prioridades organizacionais.
Além disso, os recursos de administração financeira permitem que os usuários vejam o progresso financeiro atualizado em tempo real, permitindo que você determine com mais precisão se um projeto não atenderá aos objetivos financeiros antes de sua conclusão. Se você for capaz de determinar que um projeto ou grupo de projetos não atingirá os resultados financeiros esperados, você pode interromper o investimento antes de incorrer em perdas adicionais ou alterar os parâmetros.
Regulamento de Risco
Ao avaliar o risco presente em cada projeto existente e potencial, você pode usar a regulamentação de risco para determinar os níveis de confiança em todo o portfólio. Ao agrupar projetos, você pode avaliar os níveis de confiança em uma base categórica e auxiliar nas decisões financeiras e de alocação de recursos.
Os resultados da regulação de risco permitem determinar quais projetos apresentam um risco muito alto, ou mesmo quais facetas de projetos individuais apresentam maior risco. Você pode então determinar como aumentar sua confiança. Usar módulos de regulação de risco antes de lançar um projeto pode ajudar sua organização a evitar investimentos ruins.
Outros recursos importantes
Embora o gerenciamento de portfólio de projetos seja a peça central do software de gerenciamento de projetos corporativos, a maioria dos fornecedores oferece recursos adicionais para aumentar a eficácia e a eficiência organizacional. Esses recursos são essenciais para a implementação bem-sucedida do EPM.
Compartilhamento de arquivos
Os recursos de compartilhamento de arquivos permitem que os usuários carreguem e compartilhem arquivos diretamente do software EPM. Todos os membros da equipe com acesso aos projetos podem visualizar e, às vezes, editar arquivos pertinentes, agilizando a transferência de informações. Módulos de compartilhamento de arquivos mais inovadores incluem configurações avançadas de permissão e trilhas de auditoria para manter as informações confidenciais seguras e organizadas.
O compartilhamento de arquivos pode ser um fator significativo para as empresas que decidem entre soluções de EPM baseadas em nuvem e locais. Com soluções baseadas em nuvem, o compartilhamento de arquivos pode se estender a dispositivos móveis sem limitações baseadas em localização. Algumas organizações acham que as informações armazenadas na nuvem não são seguras e preferem que todos os arquivos da empresa sejam armazenados no local. Embora potencialmente mais seguro, isso geralmente limita os recursos de compartilhamento de arquivos de sua solução de EPM.
Mensagens Internas / Videoconferência
A maioria dos projetos requer o esforço de vários departamentos para ter sucesso. As mensagens internas permitem que membros individuais da equipe ou departamentos se comuniquem uns com os outros diretamente por meio do sistema EPM, aumentando a colaboração do projeto e a eficiência das tarefas.
Atualmente, poucos sistemas oferecem recursos de videoconferência como parte de seu software de gerenciamento de projetos corporativos. É um recurso que muitas empresas desejam em sua solução de EPM, mas também pode ser encontrado por meio de fornecedores de colaboração terceirizados. Por exemplo, algumas empresas atualmente usam o Skype como um suplemento ao seu sistema EPM. Independentemente disso, alguns fornecedores oferecem videoconferência interna, que pode ser útil para comunicação remota, mas normalmente é mais cara do que mensagens internas ou módulos de anotações.
Calendário
Alguns sistemas EPM têm um calendário de projetos que inclui uma visão mensal de todos os projetos ativos, bem como das entregas do projeto. Módulos de calendário variam em complexidade de sistema para sistema, de datas de vencimento simples e mapas de projeto para atribuição de recursos temporais, conclusão do progresso e individualização de tarefas.
Algumas soluções de gerenciamento de projetos corporativos permitem que usuários administrativos criem calendários individuais para membros da equipe. Ao remover informações desnecessárias dos calendários dos membros da equipe, eles podem ver facilmente as próximas tarefas e datas de vencimento.
Dashboards
Painéis personalizáveis no software EPM permitem que você analise rapidamente informações críticas do projeto. Muitos sistemas EPM permitem filtrar informações desnecessárias para facilitar o acesso aos dados mais importantes. Os painéis podem ser tão simples quanto uma análise da disponibilidade de recursos ou tão complexos quanto a análise do valor do projeto.
Acesso móvel
Muitos fornecedores – especialmente fornecedores com sistemas EPM baseados em nuvem – oferecem acesso móvel ou aplicativos. Isso permite que os membros da equipe atualizem as informações do projeto, como alterações de recursos, de qualquer local.
Por exemplo, seu cliente pode enviar um e-mail após o expediente solicitando materiais adicionais para um determinado projeto. Acessando e atualizando rapidamente os requisitos de recursos, você pode verificar a disponibilidade do material, evitando reservas em excesso ou vendas em excesso.
Integrações
Os fornecedores de gerenciamento de projetos corporativos oferecem uma variedade de integrações que podem aumentar a precisão e a eficiência. Algumas das integrações mais comuns incluem Dropbox, Skype e Microsoft Office. Outros softwares de EPM podem ser integrados a plataformas de negócios avançadas, como Salesforce ou outros CRMs. Isso permite que os usuários anexem informações de contato pertinentes a projetos ou atualizem arquivos de leads.
Além disso, muitos sistemas incluem atualizações ou integrações internas, como o software PPM da Oracle, que se integra a outros produtos Oracle Primavera. Esses tipos de soluções geralmente têm um custo extra, mas podem valer a pena o investimento devido ao aumento da eficiência e facilidade de uso.
Segurança (nuvem x local)
Quando as empresas estão investindo em um sistema que hospeda grande parte de suas informações financeiras e estratégicas, a segurança é uma grande preocupação. Todos os sistemas incluem algum nível de segurança, seja criptografia de arquivo ou autenticação de perfil. Para empresas com informações especialmente confidenciais, algumas soluções de EPM incluem medidas de segurança adicionais, como data centers externos e recuperação / backup de dados.
O aumento da segurança às vezes pode estar relacionado a uma diminuição no acesso para certos membros da equipe. Ao pesquisar um sistema EPM, é importante encontrar o equilíbrio certo entre acessibilidade e segurança para seus projetos.
Estudo de caso
Trek, um grande fabricante de bicicletas e produtos para bicicletas, estava procurando uma solução de gerenciamento de projetos empresariais para sua equipe global. Depois de investir na AtTask EPM , a Trek conseguiu alinhar visivelmente sua equipe para evitar as armadilhas do projeto, aumentar a produtividade e obter uma vantagem estratégica na competitiva indústria de fabricação de bicicletas. Esse aumento na eficiência foi exemplificado no aumento perceptível na entrega pontual do produto de 50 por cento antes da AtTask para impressionantes 80 por cento após a implementação. Além disso, a Trek utilizou a AtTask para recuperar 30% de seu tempo para inovação e melhoria.
