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Guia para software de gerenciamento de projetos de marketing

À primeira vista, marketing e gerenciamento de projetos podem não ser um par óbvio. Previsibilidade, diretrizes e processos repetíveis são a espinha dorsal das metodologias de gerenciamento de projetos. Sua natureza rígida está frequentemente em conflito com o mundo criativo e acelerado do marketing.

Apesar do contraste, as organizações de marketing estão adotando rapidamente os princípios de gerenciamento de projetos e usando ferramentas de software para aumentar a eficiência e atender melhor seus clientes.

Mas nem todo software de PM atende às necessidades exclusivas dos profissionais de marketing:

Ambientes de marketing são rápidos e em constante mudança; as empresas precisam de um sistema que possa pintar um quadro completo em um espectro de projetos e prioridades em mudança.
As equipes de marketing são compostas por escritores, designers, videógrafos, podcasters e muito mais. Eles precisam de uma plataforma que não apenas armazene e organize multimídia, como gráficos, vídeos e áudio, mas também forneça acesso móvel.

O software de gerenciamento de projetos para marketing deve ser flexível e colaborativo, uma vez que as empresas precisam discutir questões fora das caixas de entrada de e-mail – onde os detalhes e requisitos do projeto costumam estar ocultos.

Os gerentes de marketing precisam classificar as tarefas de várias maneiras: por projeto, departamento, membro da equipe responsável ou cliente, a fim de garantir que os prazos e os projetos não entrem em conflito.
Equipes de marketing dispersas podem trabalhar em todo o mundo, por isso é importante unificar tarefas, documentos e pessoas em um único sistema. Os departamentos precisam de tecnologia que ajude as equipes a planejar, criar, delegar, monitorar e discutir tarefas como se estivessem em um escritório.

Insira o software de gerenciamento de projetos de marketing . Essa convergência de tecnologia foi alimentada pelas lacunas que muitas equipes de marketing vivenciam com o software de gerenciamento de projeto tradicional. As equipes de marketing são apenas um dos muitos grupos que se beneficiam do crescimento da popularidade do software de gerenciamento de projetos . Uma pesquisa conduzida pela Carnegie Mellon descobriu que quando as organizações se tornam melhores no gerenciamento de projetos, as principais

métricas de desempenho aumentam significativamente. 1 A adesão ao agendamento aumenta 50 por cento. A produtividade pode aumentar em mais de 60 por cento. Números como esses ajudaram o mercado global de gerenciamento de projetos e portfólio a crescer para US $ 3,9 bilhões em 2013, e sua previsão é de chegar a US $ 5,7 bilhões em 2018. 2 Naquela época, o mercado muito maiorO setor de software de marketing deve atingir US $ 32,4 bilhões. 3

Juntos, o software de gerenciamento de projetos de marketing pode ser complicado, mas tem o potencial de atender às necessidades diferenciadas dos profissionais de marketing e impulsionar o desempenho mensurável dos negócios.

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Comparando Software de Gerenciamento de Projetos de Marketing
Se você não sabe o que procurar, é fácil ficar confuso ao comparar o software de gerenciamento de projetos de marketing. Todos os sistemas são essencialmente projetados para fazer o mesmo trabalho, portanto, diferenciar as plataformas é um desafio.

Muitos fornecedores alegam fornecer o melhor software de gerenciamento de projetos para marketing, mas o melhor software para sua empresa depende da funcionalidade de que sua equipe precisa. Então, como você sabe quais funções são críticas? Em um nível amplo, você precisa de um sistema para gerenciar seus projetos de marketing de ponta a ponta. Mais granularmente, você precisa de um sistema que se ajuste aos objetivos estratégicos da sua empresa.

Identifique onde seus processos precisam de melhorias e use esses pontos problemáticos para ajudar a identificar os recursos específicos e obrigatórios em seu novo sistema. Identifique suas maiores prioridades primeiro:

  • Você precisa colaborar com os clientes por meio de um portal externo?
  • Você tem um processo complexo para aprovar briefs criativos ou trabalhos de design?Sua equipe precisa
  • controlar o tempo para cobrar pelo trabalho?
  • Você precisa de uma plataforma baseada na web que os membros da equipe possam acessar em qualquer dispositivo, de qualquer lugar?
  • Depois de saber os problemas que está resolvendo, você pode realmente identificar e selecionar o melhor software de gerenciamento de projetos de marketing para sua empresa. A funcionalidade varia de fornecedor para fornecedor, mas uma boa solução de gerenciamento de projeto de marketing deve fornecer os seguintes recursos:

Aplicações Comuns
As ferramentas de gerenciamento de projetos de marketing podem ser usadas por uma variedade de empresas. Dependendo do seu tamanho e objetivos, as prioridades do seu sistema irão variar. Abaixo estão alguns pontos adicionais a serem considerados, dependendo do uso pretendido.

Empreendimento
Grandes empresas e marcas globais devem acompanhar inúmeras atividades em toda a organização. Para as empresas, a escolha de um software de marketing que forneça uma visão de vários projetos é crítica, assim como a integração com os sistemas ERP existentes . Além disso, as grandes empresas devem garantir que os funcionários móveis e remotos possam acessar facilmente o sistema, bem como colaborar em todo o mundo.

Agências de Marketing
As agências de marketing e publicidade devem gerenciar iniciativas para vários clientes. Para fazer isso, as ferramentas de gerenciamento de projetos de marketing devem consolidar todos os projetos, comunicações e arquivos do cliente em um só lugar. Você precisará de fortes ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos, juntamente com gerenciamento de tarefas e outras ferramentas para gerenciar projetos individualmente. Os melhores sistemas fornecem ambos. As agências geralmente também exigem um fornecedor que permita assentos de colaborador, para que os clientes possam fazer o login e se manter atualizados sobre o andamento do projeto. Recursos como portal do cliente, controle de tempo para faturamento por hora e modelos de projeto são fundamentais neste tipo de negócio.

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SMBs
As pequenas e médias empresas exigem duas coisas de um sistema de gerenciamento de projetos de marketing: consolidação e escalabilidade. Conforme os negócios crescem, é comum adotar soluções autônomas à medida que surgem problemas singulares. Por exemplo, você pode ter aplicativos separados para controlar o tempo, compartilhar arquivos e delegar prazos. Um bom sistema de gerenciamento de projetos simplificará essas operações separadas em uma plataforma. E como você está crescendo, você precisa de uma maneira fácil de adicionar usuários. Um Software-as-a-Service (SaaS), ou solução de gerenciamento de projeto de marketing baseada na nuvem, crescerá com sua equipe.

Freelancers
Os freelancers de marketing ou proprietários de uma empresa muito pequena precisam das ferramentas certas para gerenciar clientes com sucesso e administrar vários projetos. Nesse tamanho, os portais do cliente são muito importantes, especialmente se você passa muito tempo trocando e-mails com clientes. Os recursos de controle de tempo e faturamento também são ferramentas valiosas em uma plataforma. Por último, o acesso móvel deve estar disponível para que você possa gerenciar projetos em trânsito.

Como Criar Buy-In Executivo
Obter a adesão dos executivos é um fator crítico de sucesso para a aprovação e implementação de software. Claro, concluir os projetos é importante, mas só isso não é suficiente para influenciar o alto escalão. Para essas partes interessadas, a transparência é necessária. É necessário um aplicativo com um painel poderoso e uma variedade de métricas para rastrear a conclusão do projeto.

Para que sua compra de software seja aprovada, você precisará incluir dados no processo de tomada de decisão. Certifique-se de apresentar pesquisas do setor e estudos de caso relevantes, como o mostrado abaixo, ao apresentar seu caso. Além disso, considere adaptar seu apelo para atender às preocupações de cada membro do alto escalão. Aqui estão alguns pontos de discussão para você começar.

CIO
Seu departamento de TI está lá para garantir que as necessidades de tecnologia das organizações sejam atendidas. É importante consultar seu diretor de tecnologia no início do processo de compra, para que ele possa compartilhar sua experiência e ajudá-lo a tomar uma decisão informada. Os profissionais de TI estarão mais preocupados com a decisão de construir ou comprar uma solução de gerenciamento de projetos. A decisão em última instância depende das necessidades da sua organização, mas como a TI está em constante mudança, há muitas vantagens em comprar. Além de economizar custos com infraestrutura, a compra de software também reduzirá a carga sobre os recursos de TI. Uma vez que o fornecedor mantém as atualizações e códigos, bugs, solicitações de recursos e integrações são geralmente de responsabilidade deles. Além disso, o software desenvolvido com o gerenciamento de projetos de marketing em mente terá as melhores práticas integradas ao sistema. Por último, o departamento de TI se preocupará com quaisquer custos ocultos (como custos de serviço ao cliente) e segurança. Consultar a TI com antecedência garantirá que você tenha o suporte necessário e uma lista de candidatos que atenda aos seus requisitos rigorosos.

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CEO
O líder da sua organização define as metas estratégicas e entende como os projetos se alinham a essas metas. O software de gerenciamento de projetos de marketing pode fornecer a eles uma maneira baseada em dados para avaliar o sucesso do projeto, o que ajuda sua empresa a identificar o que está funcionando e o que não está. Ele também fornece uma visão geral de todo o seu portfólio de projetos, para que a liderança não precise esperar por um relatório para saber onde está tudo. Mais importante, o software de gerenciamento de projetos pode ajudar os CEOs a ver o que realmente está acontecendo na organização, em oposição ao que parece estar acontecendo. Com a tecnologia moderna, a gerência pode acompanhar como o progresso é feito em relação aos planos originais e, se desejar, pode fazer uma busca detalhada para ver quais equipes ou indivíduos estão trabalhando diariamente.

Diretor Financeiro
Seu diretor financeiro garante que os recursos alocados aos projetos estejam alinhados às prioridades da organização. Como os projetos costumam ser um grande investimento de capital e às vezes incertos, os CFOs entendem a importância do sucesso do projeto. Eles vão querer saber os requisitos de financiamento para um novo investimento em tecnologia e como ele irá gerar receita. Certifique-se de destacar que a eficiência obtida em vários projetos melhorará a produtividade e aumentará os lucros em muitas iniciativas. Novamente, os estudos de caso de software que apresentam empresas semelhantes à sua podem ajudar os CFOs a compreender os benefícios financeiros de investir nessa tecnologia.

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